Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil

Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah :
1.Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan perusahaan.
2.Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.
3.Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.
Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-baiknya.
4.Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :
?Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
?Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil.
Adapun bentuk buku kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian kanan kredit/pengeluaran).
5.Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan 515 (transport) terdiri dari :

Pertanyaan dan praktik:
1.Jelaskan apa yang dimaksud dengan dana kas kecil ?
2.Apa yang dimaksud dengan sistem dana tetap (imprest system) ?
3.Jelaskan bagaimana dana kas kecil dipertanggungjawabakan !
4.Pengeluaran-pengeluran melalui dana kas kecil yag dipertanggung jawabkan adalah sebagai berikut :
Transport Rp 60.000,00
Perlengkapan kantor Rp 250.000,00
Pengiriman Barang Rp 550.000,00
Kas bon belum dipertanggung Rp 750.000,00
jawabkan

Dana kas kecil ditetapkan Rp 5.000.000,00 Nilai check yang ditulis untuk menggantikan pengeluaran-pengeluaran tersebut adalah Rp ………
5.Pertanggung jawaban kas kecil harus dilakukan …………
6.Pada tanggal 2 September sebuah perusahaan membentuk sebuah dana kas kecil menurut sistem dana tetap sebesar Rp 3.000.000,00. Selama periode tersebut terjadi pengeluaran sebagai berikut :

September 4 . Toko Tjandra, alat-alat tulis Rp 250.000,00
4. Kafetaria SMK 1, makanan dan minuman Rp 450.000,00
4. Bani, transport Rp 15.000,00
5. Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 150.000,00
5. Bani, transport Rp 20.000,00
6. Bani, transport Rp 25.000,00
6. Warung Kita, kertas HVS 5 rim Rp 125.000,00
6. Sun Kafetaria, snak dan minuman Rp 250.000,00
7. Restoran Sen Rp 300.000,00
7. Toko Subur Makmur Rp 100.000,00
9. Restoran Sen Rp 350.000,00
9. Toko Sukur, kain pel dll. Rp 50.000,00
7.Praktik. Mengelola Kas Kecil (45 menit)
PT Mahakam Trade menyelenggarakan Kas Kecil dengan dana tetap Rp 4.000.000, per bulan. Buatlah buku kas kecil dengan nomor bukti diatas kertas folio bergaris. Adapun transaksi periode Oktober 2003 sebagai berikut :
1.Oktober 1, Saldo bulan September 2002 sebesar Rp 915.000,00
2.Oktober 1, Pengisian Kas Kecil bulan Oktober, sebesar Rp 2.085.000,00 No. Cek : 75664
3.Oktober 2, Dibayar biaya konsumsi rapat dengan seluruh karyawan Rp 500.000,00
4.Oktober 3, Dibayar keperluan supplies kantor :
4 rim kertas HVS Kuarto @ Rp 30.000,00
2 lusin Ballpen @ Rp 25.000,00
5.Oktober 4, Dibayar 5 buku Manajemen dan Bisnis Rp 175.000,00
6.Oktober 10, Dibayar Materai dan prangko Rp 50.000,00
7.Oktober 21, Dibayar konsumsi rapat kepala bagian Rp 200.000,00
8.Oktober 22, Dibayar biaya transportasi pimpinan ke Balikpapan dalam rangka Seminar di Hotel Benakutai, Rp 750.000,00
9.Oktober 22, Dibayar :
3 kg gula pasir @ Rp 4000,00
Copy Nescafe Rp 35.000,00
5 Tissue @ Rp 12.000,00
Teh Hijau Rp 5.000,00
10.Oktober 23, Penyerahan kembali sisa uang yang telah diterimanya pada tanggal 22 Oktober 2002, Rp 555.000,00
11.Oktober 24, Dibayar sumbangan untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 300.000,00
12.Oktober 26, Transportasi dan ongkos main golf pimpinan Rp 500.000,00
13.Oktober 27, Trasportasi Saudara Bani Rp 50.000,00
14.Oktober 27, Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 45.000,00
15. Toko Makmur, dibayar keperluan alat-alat tulis Rp 100.550,00