About

Pages

Diberdayakan oleh Blogger.

Peran Sekertaris


 

Peran Sekertaris meliputi :
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. 

2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. 

3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. 

4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi
Continue >>>

Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil

Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah :
1.Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan perusahaan.
2.Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.
3.Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.
Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-baiknya.
4.Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :
?Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
?Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil.
Adapun bentuk buku kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian kanan kredit/pengeluaran).
5.Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan 515 (transport) terdiri dari :

Pertanyaan dan praktik:
1.Jelaskan apa yang dimaksud dengan dana kas kecil ?
2.Apa yang dimaksud dengan sistem dana tetap (imprest system) ?
3.Jelaskan bagaimana dana kas kecil dipertanggungjawabakan !
4.Pengeluaran-pengeluran melalui dana kas kecil yag dipertanggung jawabkan adalah sebagai berikut :
Transport Rp 60.000,00
Perlengkapan kantor Rp 250.000,00
Pengiriman Barang Rp 550.000,00
Kas bon belum dipertanggung Rp 750.000,00
jawabkan

Dana kas kecil ditetapkan Rp 5.000.000,00 Nilai check yang ditulis untuk menggantikan pengeluaran-pengeluaran tersebut adalah Rp ………
5.Pertanggung jawaban kas kecil harus dilakukan …………
6.Pada tanggal 2 September sebuah perusahaan membentuk sebuah dana kas kecil menurut sistem dana tetap sebesar Rp 3.000.000,00. Selama periode tersebut terjadi pengeluaran sebagai berikut :

September 4 . Toko Tjandra, alat-alat tulis Rp 250.000,00
4. Kafetaria SMK 1, makanan dan minuman Rp 450.000,00
4. Bani, transport Rp 15.000,00
5. Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 150.000,00
5. Bani, transport Rp 20.000,00
6. Bani, transport Rp 25.000,00
6. Warung Kita, kertas HVS 5 rim Rp 125.000,00
6. Sun Kafetaria, snak dan minuman Rp 250.000,00
7. Restoran Sen Rp 300.000,00
7. Toko Subur Makmur Rp 100.000,00
9. Restoran Sen Rp 350.000,00
9. Toko Sukur, kain pel dll. Rp 50.000,00
7.Praktik. Mengelola Kas Kecil (45 menit)
PT Mahakam Trade menyelenggarakan Kas Kecil dengan dana tetap Rp 4.000.000, per bulan. Buatlah buku kas kecil dengan nomor bukti diatas kertas folio bergaris. Adapun transaksi periode Oktober 2003 sebagai berikut :
1.Oktober 1, Saldo bulan September 2002 sebesar Rp 915.000,00
2.Oktober 1, Pengisian Kas Kecil bulan Oktober, sebesar Rp 2.085.000,00 No. Cek : 75664
3.Oktober 2, Dibayar biaya konsumsi rapat dengan seluruh karyawan Rp 500.000,00
4.Oktober 3, Dibayar keperluan supplies kantor :
4 rim kertas HVS Kuarto @ Rp 30.000,00
2 lusin Ballpen @ Rp 25.000,00
5.Oktober 4, Dibayar 5 buku Manajemen dan Bisnis Rp 175.000,00
6.Oktober 10, Dibayar Materai dan prangko Rp 50.000,00
7.Oktober 21, Dibayar konsumsi rapat kepala bagian Rp 200.000,00
8.Oktober 22, Dibayar biaya transportasi pimpinan ke Balikpapan dalam rangka Seminar di Hotel Benakutai, Rp 750.000,00
9.Oktober 22, Dibayar :
3 kg gula pasir @ Rp 4000,00
Copy Nescafe Rp 35.000,00
5 Tissue @ Rp 12.000,00
Teh Hijau Rp 5.000,00
10.Oktober 23, Penyerahan kembali sisa uang yang telah diterimanya pada tanggal 22 Oktober 2002, Rp 555.000,00
11.Oktober 24, Dibayar sumbangan untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 300.000,00
12.Oktober 26, Transportasi dan ongkos main golf pimpinan Rp 500.000,00
13.Oktober 27, Trasportasi Saudara Bani Rp 50.000,00
14.Oktober 27, Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 45.000,00
15. Toko Makmur, dibayar keperluan alat-alat tulis Rp 100.550,00
Continue >>>

Tugas Sekertaris Mengelola Kas Kecil


Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah :
1.Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan perusahaan.
2.Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.
3.Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.
Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-baiknya.
4.Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :
?Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
?Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil.
Adapun bentuk buku kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian kanan kredit/pengeluaran).
5.Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan 515 (transport) terdiri dari :

Pertanyaan dan praktik:
1.Jelaskan apa yang dimaksud dengan dana kas kecil ?
2.Apa yang dimaksud dengan sistem dana tetap (imprest system) ?
3.Jelaskan bagaimana dana kas kecil dipertanggungjawabakan !
4.Pengeluaran-pengeluran melalui dana kas kecil yag dipertanggung jawabkan adalah sebagai berikut :
Transport Rp 60.000,00
Perlengkapan kantor Rp 250.000,00
Pengiriman Barang Rp 550.000,00
Kas bon belum dipertanggung Rp 750.000,00
jawabkan

Dana kas kecil ditetapkan Rp 5.000.000,00 Nilai check yang ditulis untuk menggantikan pengeluaran-pengeluaran tersebut adalah Rp ………
5.Pertanggung jawaban kas kecil harus dilakukan …………
6.Pada tanggal 2 September sebuah perusahaan membentuk sebuah dana kas kecil menurut sistem dana tetap sebesar Rp 3.000.000,00. Selama periode tersebut terjadi pengeluaran sebagai berikut :

September 4 . Toko Tjandra, alat-alat tulis Rp 250.000,00
4. Kafetaria SMK 1, makanan dan minuman Rp 450.000,00
4. Bani, transport Rp 15.000,00
5. Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 150.000,00
5. Bani, transport Rp 20.000,00
6. Bani, transport Rp 25.000,00
6. Warung Kita, kertas HVS 5 rim Rp 125.000,00
6. Sun Kafetaria, snak dan minuman Rp 250.000,00
7. Restoran Sen Rp 300.000,00
7. Toko Subur Makmur Rp 100.000,00
9. Restoran Sen Rp 350.000,00
9. Toko Sukur, kain pel dll. Rp 50.000,00
7.Praktik. Mengelola Kas Kecil (45 menit)
PT Mahakam Trade menyelenggarakan Kas Kecil dengan dana tetap Rp 4.000.000, per bulan. Buatlah buku kas kecil dengan nomor bukti diatas kertas folio bergaris. Adapun transaksi periode Oktober 2003 sebagai berikut :
1.Oktober 1, Saldo bulan September 2002 sebesar Rp 915.000,00
2.Oktober 1, Pengisian Kas Kecil bulan Oktober, sebesar Rp 2.085.000,00 No. Cek : 75664
3.Oktober 2, Dibayar biaya konsumsi rapat dengan seluruh karyawan Rp 500.000,00
4.Oktober 3, Dibayar keperluan supplies kantor :
4 rim kertas HVS Kuarto @ Rp 30.000,00
2 lusin Ballpen @ Rp 25.000,00
5.Oktober 4, Dibayar 5 buku Manajemen dan Bisnis Rp 175.000,00
6.Oktober 10, Dibayar Materai dan prangko Rp 50.000,00
7.Oktober 21, Dibayar konsumsi rapat kepala bagian Rp 200.000,00
8.Oktober 22, Dibayar biaya transportasi pimpinan ke Balikpapan dalam rangka Seminar di Hotel Benakutai, Rp 750.000,00
9.Oktober 22, Dibayar :
3 kg gula pasir @ Rp 4000,00
Copy Nescafe Rp 35.000,00
5 Tissue @ Rp 12.000,00
Teh Hijau Rp 5.000,00
10.Oktober 23, Penyerahan kembali sisa uang yang telah diterimanya pada tanggal 22 Oktober 2002, Rp 555.000,00
11.Oktober 24, Dibayar sumbangan untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 300.000,00
12.Oktober 26, Transportasi dan ongkos main golf pimpinan Rp 500.000,00
13.Oktober 27, Trasportasi Saudara Bani Rp 50.000,00
14.Oktober 27, Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 45.000,00
15. Toko Makmur, dibayar keperluan alat-alat tulis Rp 100.550,00
Continue >>>

Pengertian Dana Kas Kecil


Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya.
Yang termasuk kas :
?Uang kertas dan logam
?Check dan bilyet giro
?Simpanan di bank dalam bentuk giro
?Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan
?Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna
?Cashier’s order : check yang dibuat oleh bank, untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga
?Bank draft : check atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.
Yang tidak termasuk kas :
?Past dated check (cek mundur)
?Certificate of deposito (deposito berjangka)
?Notes (wesel/promes)
?Marketable securities (surat-surat berharga)
?Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana, misalnya untuk pembayaran deviden, pelunasan pinjaman obligasi.


Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria sebagai berikut :
?Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang syah
?Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan
?Penggunaannya bersifat bebas
?Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya

Kas Kecil (Petty cash) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas pengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil.
Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif kecil, misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan kas besar biasanya digunakan untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang, biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan lain-lain.
Continue >>>

Jenis Sekertaris


Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1.Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).
Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2.Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor.
Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.

Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1.Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja.
Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2.Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
Continue >>>

Syarat-syarat Sekertaris




Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :

1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
  • Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
  •  Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat Ketrampilan
  • Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
  • Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
  • Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
  • Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
  • Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.
3. Syarat Kepribadian

Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :

  • bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.
  • Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
  • Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
  • Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)
E. Penampilan Sekretaris

Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan
sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara
terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik.
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara
lain :
  • Makan makanan yang cukup gizinya
  • Olah raga yang cukup
  • Istirahat yang cukup
  • Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.
2. Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.

b. Perawatan Wajah/Muka
Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi
wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.

c. Perawatan tangan dan kaki
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.
Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.
Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.

3. Pakaian (Busana).
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.
d. Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon. Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jing
Continue >>>

Tugas-tugas Sekertaris


 

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :

1. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.

2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.
  • Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
  • Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
  • Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
  • Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
  • Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
  • Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
  • Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :
  • Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
  • Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
  • Mencatat janji-janji untuk pimpinan
  • Menyusun kerja sehari-hari pimpinan
5. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :
  • Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
  • Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
  • Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
6. Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :
  • Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
  • Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
  • Menyumbang untuk amal, bakti sosial
7. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :
  • Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
  • Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
  • Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
  • Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
  • Membantu penerbitan intern organisasi
8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :
  • Waktu dan tempat harus dipastikan
  • Makan dan minum disediakan
  • Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
  • Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
  • Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
  • Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.
Continue >>>

Aspek-aspek manajemen perkantoran




Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
  • Manajemen dan pengarahan
  • Tata laksana/penyelenggaraan
  • Pelaksana secara efisien
  • Manajemen
  • Pengawasan
  • Pengendalian dan pengawasan
  • Pengarahan dan pengawasan
  • Pengarahan
  • Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :
  • pegawai
  • Material perlengkapan
  • Persayaratan
  • Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :
  • Kepegawaian perkantoran (office personel)
  • Metode perkantoran (office methods)
  • Perlengkapan perkantoran (office equipment)
  • Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
  • Biaya perkantoran (office costs)
  • Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :
  • ruang perkantoran (office space)
  • komunikasi (communications)
  • kepegawaian kantor (office personnel)
  • perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
  • peralatan dan mesin (appliance and machine)
  • perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
  • metode (methods)
  • tata warkat (records)
  • kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
Continue >>>

Administrasi Perkantoran


Pengertian


Secara etimologis, administrasi berasal dan bahasa latin yang terdiri dan kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dan bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dan bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (cirecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)

Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya.

Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerj aan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. 

William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 

Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi
Continue >>>
 

Amell Florena's Blog ♣ ♣ ♣ Mamanunes Templates ♣ ♣ ♣ Inspiração: Templates Ipietoon
Ilustração: Gatinhos - tubes by Jazzel (Site desativado)